病院・クリニックの業務効率化｜医療現場の課題を解決する事例とツール

2024年4月から医師にも時間外労働の上限規制が適用され、医療機関はより一層の労働時間管理を求められるようになりました。
長時間労働が常態化しやすい医療現場において、この法規制に対応し、スタッフの健康とワークライフバランスを守ることは経営上の重要課題です。
業務プロセスに潜む非効率な作業を削減し、全体の労働時間を短縮しなければ、規制の遵守は困難でしょう。

業務効率化は、単なる生産性向上だけでなく、働き方改革関連法に対応し、魅力的な職場環境を構築することで、貴重な人材の定着を図る上でも極めて重要です。

病院の業務効率化がもたらす4つのメリット

患者の待ち時間を短縮し、ストレスを緩和する

病院での長い待ち時間は、多くの患者が不満を感じる点です。
Web予約システムを導入すれば、患者は自宅から好きな時間に予約ができ、院内での待ち時間を予測しやすくなります。

また、Web問診システムによって来院前に問診を済ませたり、自動精算機で会計をスムーズにしたりすることで、受付から診察、会計までの一連の流れが効率化されます。
これらの取り組みは、患者が院内で待つ時間を物理的に短縮し、ストレスを大幅に緩和します。
快適な受診環境を提供することは、他の医療機関との差別化にもなり、患者から選ばれる理由の一つとなります。

業務効率化というと、大規模なシステム導入をイメージしがちですが、すぐに着手できることも少なくありません。
まずは現在の業務内容を見直して無駄を洗い出すことから始められます。
その上で、情報の共有方法を改善したり、一部の業務を外部に委託したりするなど、ITツールに頼らない方法でも効率化は可能です。ここでは、比較的導入しやすい具体的な方法を紹介します。

業務効率化の第一歩は、現在の業務フローを正確に把握することです。
受付から診察、会計に至るまで、各工程で「誰が」「何を」「どのように」行っているかを可視化し、非効率な作業や重複している業務がないかを確認します。

課題が明確になったら、無駄を省いた新しい業務フローを設計し、誰でも同じ手順で作業ができるようにマニュアルを作成します。
業務を標準化することで、特定のスタッフにしかできない「属人化」を防ぎ、業務品質を一定に保つことができます。
また、新人スタッフの教育コストを削減し、即戦力化を早める効果も期待できます。

院内の情報共有を密にし、チーム医療を推進する

質の高い医療を提供するためには、医師、看護師、薬剤師、検査技師といった多職種のスタッフが円滑に連携する「チーム医療」が不可欠です。
チーム医療を効果的に機能させるには、迅速かつ正確な情報共有が欠かせません。
例えば、患者の状態変化や治療方針の変更などを、関係者全員がリアルタイムで把握できる仕組みを構築することが重要です。

ビジネスチャットツールや電子カルテの共有機能などを活用し、いつでもどこでも必要な情報にアクセスできる環境を整えましょう。
密なコミュニケーションは、医療の質と安全性を高め、業務の効率化にも直接的に貢献します。

病院の業務効率化を加速させるおすすめITツール7選

【受付業務】Web予約システムで電話対応と待ち時間を削減

Web予約システムは、患者がインターネットを通じて24時間いつでも診察の予約や変更を行えるツールです。
このシステムを導入することで、これまで受付スタッフが対応していた電話による予約業務を大幅に削減できます。
スタッフは電話応対に追われることなく、来院した患者への対応や会計業務に集中できるようになります。

また、患者にとっても、診療時間外に予約が取れる利便性や、院内での待ち時間が短縮されるメリットがあります。
予約管理が自動化されるため、ダブルブッキングなどの人為的なミスを防ぐ効果も期待できます。

Web問診システムは、患者が来院する前にスマートフォンやPCから問診票を入力できる仕組みです。
来院前に患者の主訴や既往歴、アレルギー情報などを詳細に把握できるため、医師は診察をスムーズに開始できます。
患者は院内で紙の問診票を記入する手間と時間がなくなり、待ち時間の短縮につながります。

また、入力された問診内容は自動で電子カルテに反映されるため、スタッフが手入力で転記する必要がありません。
これにより、転記ミスを防ぎつつ、受付から診察への流れを大幅に効率化することが可能です。

【処方業務】電子処方箋で薬局との連携をスムーズに

電子処方箋は、これまで紙で発行していた処方箋を電子化し、医療機関と薬局の間でオンラインで共有する仕組みです。
医師がシステムに処方内容を登録すると、患者は全国どの薬局でも処方箋の受け取りが可能になります。

薬局側では、患者が来局する前に処方情報を確認できるため、薬剤師が事前に調剤準備を進められ、患者の待ち時間短縮に貢献します。
また、複数の医療機関からの処方情報を一元的に確認できるため、重複投薬や危険な飲み合わせのチェックが容易になり、医療の安全性向上にもつながります。

【事例紹介】ITツール導入で業務効率化に成功した病院の取り組み

電子カルテ導入でカルテを探す時間がゼロになったクリニックの例

ある病院の受付では、ひっきりなしにかかってくる予約や変更の電話に対応するため、常に数名のスタッフが配置されていました。
電話が集中する時間帯には他の業務が滞ることもあり、スタッフの大きな負担となっていました。
この課題を解決するためにWeb予約システムを導入したところ、多くの患者がオンラインで予約を済ませるようになり、電話による問い合わせ件数が約8割も削減されました。

その結果、受付スタッフは電話対応から解放され、来院した患者への丁寧な対応や会計業務に専念できるようになり、受付全体のサービス品質と業務効率の向上が実現しました。

業務効率化は、単にITツールを導入すれば成功するわけではありません。
目的意識のないまま進めると、かえって現場が混乱したり、期待した効果が得られなかったりすることもあります。

着実に成果を出すためには、計画的なアプローチが不可欠です。
ここでは、業務改善を成功させるための基本的な3つのステップについて解説します。

Step2. 解決すべき課題の優先順位を決め、具体的な目標を立てる

洗い出された課題のすべてに一度に取り組むのは非現実的です。
そのため、次に解決すべき課題の優先順位を決定します。
「改善による効果が大きいもの」「緊急性が高いもの」「比較的容易に取り組めるもの」といった観点から、どの課題から着手するかを判断します。

優先順位が決まったら、その課題に対して「受付の待ち時間を平均〇分短縮する」「カルテの入力ミスを〇％削減する」といった、具体的で測定可能な目標を設定します。
明確なゴールを定めることで、関係者全員が同じ方向を向いて取り組むことができ、施策の評価もしやすくなります。